Description
L’évolution des défis liés aux pratiques numériques force le milieu à s’adapter et à mettre en place des stratégies communes encourageant la collaboration entre les acteurs du milieu culturel et favorisant le rayonnement des contenus culturels d’ici. De ce fait, l’adoption de nouvelles pratiques en matière de traitement des données devient une nécessité pour tous les secteurs culturels.
Les études et les travaux menés dans le cadre du Plan culturel numérique du Québec et de la Stratégie commune franco-québécoise sur la découvrabilité en ligne des contenus culturels francophones, ceux réalisés par l’Observatoire de la culture et des communications du Québec, ainsi que le rapport du comité-conseil sur la découvrabilité des contenus culturels, démontrent l’importance de la standardisation des données, de leur interopérabilité et de l’usage des bonnes pratiques dans leur exploitation et leur analyse. Le tout permettant une collaboration accrue, un meilleur partage des données et, surtout, une meilleure découvrabilité des contenus culturels.
En ce sens, la standardisation des données descriptives, selon des normes reconnues, facilite le travail de saisie et d’échange de données dans le flux de travail des différents secteurs. En plus de faciliter ces échanges, cette standardisation permet aussi aux acteurs du milieu de se conformer plus facilement aux standards internationaux et ainsi de rendre découvrables plus aisément les contenus culturels.
Le présent Programme de soutien à la standardisation des données vise directement à répondre à l’objectif 2.1 du Plan stratégique 2023-2027 du ministère de la Culture et des Communications : encourager l’adoption des normes de description des contenus culturels reconnues par les secteurs.
Reconnaissant l’importance de la standardisation des données et ce qu’elle représente pour le rayonnement des contenus culturel québécois dans l’environnement numérique, le Ministère offre, par l’entremise du présent Programme, un soutien aux secteurs culturels afin qu’ils adaptent leurs pratiques en ce qui a trait aux données pour favoriser la découvrabilité et ainsi en maximiser les retombées.
Objectifs
Le présent Programme vise à offrir un soutien financier à des organismes ayant des projets de mise à niveau de leurs bases de données pour leur permettre de les standardiser selon les normes conçues en collaboration avec les secteurs et reconnues par le Ministère.
En d’autres termes, le Programme peut permettre à une organisation :
- de se doter d’un outil de gestion des données afin de regrouper et de classer les données descriptives selon les normes reconnues;
- d’améliorer une base de données existante en ajustant sa structure afin de la rendre compatible avec les normes reconnues.
Le Programme a pour objectif d’accroître le niveau d’adoption des normes de description des contenus culturels reconnues par le Ministère.
Admissibilité
Le Programme s’adresse aux organisations constituées selon l’une des formes juridiques suivantes :
- une personne morale à but non lucratif en vertu de la partie 3 de la Loi sur les compagnies (RLRQ, chapitre C-38) ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LC. 2009, ch. 23);
- une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1);
- une entreprise privée à but lucratif constituée en vertu des lois québécoises ou canadiennes.
Pour être jugé admissible, le demandeur doit :
- travailler principalement dans un ou plusieurs domaines d’intervention du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) ou de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC);
- être légalement constitué depuis plus de 12 mois;
- avoir son siège au Québec;
- démontrer, dans le cas d’une entreprise privée à but lucratif, que le contrôle effectif de l’entreprise est majoritairement détenu par des personnes étant citoyennes canadiennes ou résidentes permanentes et ayant leur résidence fiscale au Québec.
Inscription
La demande d’aide financière doit être produite à l’aide d’un formulaire accessible par le service en ligne di@pason 
et est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.
En amont du dépôt de sa demande, le demandeur doit s’inscrire au système di@pason à titre de client partenaire (ou mettre à jour sa fiche, le cas échéant). Il est recommandé de terminer l’inscription, ou sa mise à jour, au plus tard une semaine avant la date limite de dépôt des projets.
La demande doit être déposée en fonction des dates d’appels de projets déterminées dans le calendrier des programmes du Ministère.
Le demandeur doit indiquer, dans le formulaire de demande ou les documents joints, les renseignements suivants :
- la description du projet (DOCX 384 Ko);
- le budget détaillé du projet (XLSM 407 Ko);
- les lettres d’engagement des partenaires confirmant leur participation (financière ou en services), s’il y a lieu, et la valeur de leur contribution;
- la présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet, incluant les sous-traitants, mettant en évidence son expérience et ses compétences;
- un calendrier de réalisation prévoyant les grandes étapes de réalisation du projet et s’échelonnant sur 12 mois au maximum;
- le plan de gestion des données (DOCX 379 Ko) descriptives pour l’organisation;
- toute soumission de fournisseurs, le cas échéant;
- la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière;
- le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2.08 Mo) dûment signé;
- les états financiers les plus récents, approuvés et signés par ses administrateurs et administratrices;
- la liste à jour des membres de son conseil d’administration et des membres du conseil d’administration de ses entités contrôlées et apparentées, le cas échéant.
- Dans le cas d’une entreprise privée à but lucratif, l’attestation de la ou du secrétaire ou de la présidente ou du président qui confirme : le nom des actionnaires et les détails sur leur actionnariat (nombre d’actions avec droit de vote et pourcentage de droit de vote), leur citoyenneté et si elles et ils sont domiciliés au Québec.
Pour être soumis à l’analyse, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Il appartient au demandeur d’en corriger les lacunes dans les délais accordés par le Ministère, le cas échéant.
Au cours de l’analyse du projet, le demandeur doit fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclame.
Sélection
L’évaluation des demandes est réalisée par le Ministère avec la collaboration du CALQ et de la SODEC.
Les demandes sont évaluées en fonction des critères suivants :
- la concordance du projet avec la finalité et les objectifs poursuivis par le présent Programme (16 %);
- le respect des normes sectorielles reconnues (16 %);
- la clarté et la précision du projet présenté (8 %);
- la cohérence du projet avec la mission principale et les activités du demandeur (4 %);
- la capacité du demandeur à réaliser le projet (4 %);
- l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation (8 %);
- la faisabilité et le réalisme du projet et du calendrier de réalisation (8 %);
- le réalisme et la qualité du budget (12 %);
- la qualité du plan de gestion des données descriptives pour l’organisation (16 %);
- la qualité et la pertinence de l’approche technologique proposée (4 %);
- le respect des principes de développement durable (4 %).
Les projets déposés par un demandeur dont le siège est situé hors des communautés métropolitaines de Québec et de Montréal bénéficieront d’un bonus de 12 % lors de l’analyse de sélection.
Les projets visant le dépôt des données descriptives en données ouvertes sur une base régulière bénéficieront d’un bonus de 8 % lors de l’analyse de sélection.
Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de projets retenus pour chacune des 4 normes reconnues par souci d’équité entre les secteurs.
Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de projets sélectionnés ou d’effectuer des propositions financières à la baisse afin de respecter l’enveloppe budgétaire et les sommes disponibles.