Description
Détails de l’appel
Cet appel de projets s’adresse aux organisateurs de veillées de danse. Les candidats retenus (organismes en priorité, ou individus) auront le mandat de mettre sur pied une veillée de danse traditionnelle dans leur localité. Ces activités devront se tenir en amont de la Fête nationale, soit du 16 au 22 juin 2023.
Des sommes pouvant atteindre 12 000$ par événement sont disponibles pour couvrir l’ensemble des dépenses admissibles (voir ci-après). La collaboration de partenaires financiers additionnels est encouragée, mais facultative.
Les organisateurs de veillées ont jusqu’au 30 avril 2023 pour soumettre leur candidature.
Les projets soumis seront évalués dans les jours qui suivent leur réception et pourront être acceptés avant la fin de la période de dépôt. Les organisateurs dont les projets seront retenus seront contactés rapidement, afin qu’ils puissent amorcer la mise en œuvre de leur événement, même avant le 30 avril.
Consultez les détails de l’appel de projets ci-après, ou téléchargez-le en PDF.
Les candidatures doivent être transmises via ce formulaire en ligne.
Description de l’événement
La veillée doit comprendre les éléments suivants:
- Une équipe d’au moins 3 musiciens (2 mélodistes et 1 accompagnateur).
- Un câlleur qualifié qui anime la soirée, mène la danse et dirige les danseurs (qui proviennent du public).
- Se déroule à l’extérieur (sauf exception, à discuter avec le CQPV) dans un lieu approprié, passant et attractif (parc, agora, place publique, rues barrées de quartiers centraux, etc.). Il est fortement recommandé d’investir les espaces déjà achalandés afin d’atteindre le plus vaste public possible, danseurs comme spectateurs. Les propositions qui respecteront ce paramètre seront priorisées.
- Les artistes performent sur une scène munie d’équipements de sonorisation et d’éclairage professionnels. Le budget offert permet la location d’un chapiteau et d’un plancher de danse (ou d’une salle) au besoin. Une partie du budget disponible est uniquement réservée à cet effet.
- L’activité a une durée minimale d’environ 2 x 45 minutes. L’ajout d’activités périphériques est suggérée.
- En cas de pluie, les organisateurs devront s’assurer de tenir l’activité sous un chapiteau ou dans une salle, ou de la reporter à une autre date (jour avant ou après).
- Si la situation le commande, les mesures sanitaires et les contrôles appropriés doivent être mis en place.
- L’activité est soutenue par un coordonnateur local rémunéré qui est responsable du repérage du lieu, du recrutement des artistes et du personnel, de la location des équipements, de la gestion de la promotion locale et de la logistique de l’activité. Le coordonnateur peut embaucher des collaborateurs pour l’assister dans sa tâche.
Clientèles visées par l’activité
- La veillée s’adresse à une très large partie de la population.
- Elle intègre la diversité (ethnique, âge, culturelle, de genre, etc.).
- Elle favorise les contacts et les échanges.
- Elle vise de 100 à 1 000 participants par événement.
Inscription
- Formulaire de candidature, à remplir en ligne ici.
Le formulaire comprend les sections suivantes:
-
- Informations sur le demandeur (nom, organisme, localité, etc.);
- Titre et résumé du projet (maximum 250 caractères);
- Date et Lieu de l’événement
- Présentation de l’individu ou de l’organisme demandeur (maximum 500 caractères);
- Mise en contexte et présentation du projet (maximum 5 000 caractères);
- Plan de communication et promotion (maximum 1 000 caractères);
- Calendrier de réalisation du projet;
- Précisions sur le budget (facultatif – maximum 2 000 caractères);
- Liste des autres documents joints.
- Budget prévisionnel associé au projet (utiliser le gabarit à télécharger).
- Curriculum vitae de l’organisateur principal.
- Portfolio et/ou dossier de presse (incluant photos et liens vidéo).
- Preuve d’engagement ou d’intérêt des artistes et partenaires.
- Lettres d’appui au projet (facultatif).
- Soumissions des fournisseurs de services techniques.
- Autorisation des propriétaires ou des gestionnaires (ex: la municipalité) du site
- visé pour la tenue de la veillée (si possible avant le dépôt de la demande).
- Résolution du conseil d’administration de l’organisme s’il y a lieu (avant ou après
- le dépôt de la demande).
- Tout autre document pertinent à l’analyse du dossier.
Sélection
Dossier de présentation
Les candidats doivent fournir les documents suivants :
- Les projets seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
- La qualité du dossier et la justesse de l’argumentation.
- La capacité à réaliser le projet dans le délai prescrit.
- La qualité du projet et son potentiel attractif et participatif pour le public.
- Le respect des ententes antérieures avec le CQPV.
Les candidats ont la possibilité de soumettre des projets de veillées pour plus d’un lieu. Dans sa décision, le comité de sélection privilégiera la variété des bénéficiaires, la représentativité des régions, le potentiel d’attraction des citoyens, les organismes avant les individus ainsi que, à qualité égale de dossier, les membres du CQPV.
Comité de sélection
Un comité aura le mandat d’analyser les dossiers de candidature et de sélectionner les récipiendaires. Le chargé de projet du CQPV agira comme facilitateur au sein du comité.
Plus d'informations
Dépenses admissibles
Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet (effectuées après l’acceptation du projet par le CQPV).
Il peut s’agir des coûts suivants:
- main-d’oeuvre (avantages sociaux compris);
- location d’équipement ou de locaux;
- achat de matériel ou d’équipement (avec justification);
- cachets et redevances de droits d’auteur;
- achat de placement dans les médias;
- frais de sous-traitance;
- frais de déplacement.
Voir le gabarit de budget à télécharger pour plus de détails.
Frais inadmissibles
- Frais de fonctionnement de l’organisme.
- Frais associés à l’infrastructure et aux immobilisations (bureau, téléphone, amélioration locative, construction, etc.).
Sommes disponibles
Le montant maximal de l’aide au projet est fixé à 12 000$ par événement, dont 1 500$ sont disponibles uniquement pour la location d’une infrastructure qui permet de tenir l’événement beau temps, mauvais temps (par exemple, un chapiteau ou une salle).
Droits et obligations des candidats
Les candidats retenus devront signer une entente indiquant les modalités associées à la réalisation du projet présenté.
Une reddition de comptes sera exigée au plus tard quatre semaines après la réalisation du projet. Celle-ci devra contenir un rapport budgétaire complet (incluant les factures et reçus de paiement), un rapport de visibilité et d’assistance (incluant des photos et/ou vidéos). Toute donnée quantitative et qualitative obtenue en lien avec la mesure des effets des événements sur le secteur sera bienvenue.
Le projet doit être complété au plus tard le 22 juin 2023.
La somme allouée par le CQPV sera versée comme suit :
- 80% à la signature de l’entente ;
- 20% à la réception de la reddition de comptes.
Pour recevoir l’aide financière, les candidats devront être membres du CQPV. Leur adhésion peut être complétée après l’acceptation de leur projet.
La forme masculine est employée pour alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.
Pour information
Philippe Dubois
Chargé de projet
Conseil québécois du patrimoine vivant
Tél. : 418-524-9090, poste 5
p.dubois@patrimoinevivant.qc.ca